DPAE en ligne
Votre DPAE en 1 clic depuis l’application
Une fois votre établissement paramétré et les informations du salarié complètes, vous lancez la DPAE depuis Smart RH. Suivez la déclaration et retrouvez l’accusé URSSAF dans le dossier dès sa réception.
Qu'est-ce que la DPAE et qui est concerné ?
La déclaration préalable à l'embauche est obligatoire pour tout employeur, quel que soit le contrat : CDI, CDD, extra, saisonnier, apprentissage. Elle doit partir avant le début de l'exécution du travail — en pratique, au plus tard juste avant le premier service. Son absence est un facteur aggravant en cas de contrôle : elle peut transformer un simple oubli en présomption de travail dissimulé.
Une déclaration préparée à partir du dossier salarié
Vous créez la fiche du salarié — ou le salarié la remplit depuis son téléphone via un lien sécurisé. Après paramétrage de l’établissement, vous vérifiez les informations puis lancez la déclaration :
- Les données du dossier sont reprises pour préparer la DPAE
- L'accusé de réception URSSAF est archivé dans le dossier du salarié — la preuve est là en cas de contrôle
- Les erreurs de saisie sont bloquées avant envoi (NIR, dates, pièces)
- Le statut est visible : « en attente du retour URSSAF » tant que l'accusé n'est pas arrivé — seul l'accusé vaut validation
Et pour les extras et les contrats courts ?
C'est précisément là que les oublis arrivent : un extra embauché un vendredi soir n'attend pas l'ouverture des services URSSAF. Smart RH envoie la DPAE à toute heure, y compris le week-end, dès que la fiche est complète. Pour les salariés étrangers, le suivi des titres de séjour avec alertes avant expiration est intégré — l'autorisation de travail reste demandée par le salarié, mais vous ne la laissez plus passer.
Questions fréquentes
La DPAE est-elle vraiment obligatoire pour un extra de quelques heures ?
Oui. L'obligation ne dépend ni de la durée ni du type de contrat : toute embauche doit être déclarée avant le début du travail, même pour un service unique.
Que risque-t-on sans DPAE ?
En cas de contrôle URSSAF ou d'inspection du travail, l'absence de DPAE est un indice de travail dissimulé — avec des conséquences financières et pénales potentiellement lourdes. Avec Smart RH, l'accusé horodaté est archivé et opposable.
Qui remplit les informations du salarié ?
Le salarié peut tout remplir lui-même depuis son téléphone (identité, pièce d'identité, RIB) via un lien sécurisé. Vous vérifiez, et la DPAE part.
La DPAE suffit-elle pour embaucher un salarié étranger ?
Non : il faut en plus vérifier l'autorisation de travail, que le salarié doit fournir. Smart RH suit les titres de séjour et vous alerte avant leur expiration — mais la demande d'autorisation provisoire relève du salarié lui-même.