Politique de confidentialité

Qui sommes-nous ?

L'application Smart RH Salariés est éditée par Smart RH, une solution de Kommandly LLC. Elle permet aux salariés des établissements clients de Smart RH de consulter leurs informations RH (planning, documents, bulletins de paie), de faire leurs demandes et de signer leurs documents, depuis leur téléphone. Pour ces traitements, l'employeur est le responsable de traitement et Smart RH agit en qualité de sous-traitant.

Données traitées

• Adresse e-mail, utilisée uniquement pour la connexion par lien sécurisé (aucun mot de passe n'est stocké dans l'application) ;
• Planning et heures de travail (shifts, heures pointées), gérés par l'employeur dans Smart RH ;
• Documents RH déposés par l'employeur (contrats, avenants, bulletins de paie, courriers, pièces d'identité) et justificatifs transmis par le salarié (photo ou fichier choisi sur l'appareil, uniquement à son initiative) ;
• Demandes de congés et d'absences (dates, motifs, pièces jointes éventuelles) ;
• Signatures électroniques : pour chaque document signé, sont conservés l'horodatage, l'adresse IP et le type d'appareil utilisé, à titre de preuve de la signature ;
• Conversations avec l'assistant RH : les messages sont transmis à la direction de l'établissement pour y répondre. Ils ne sont jamais utilisés pour entraîner des modèles d'IA ;
• Jeton de notifications de l'appareil, nécessaire à l'envoi des alertes (réponse à une demande, nouveau document, document à signer).

L'application ne collecte ni son, ni position GPS, ni contacts, ni données de navigation, et ne contient aucun outil publicitaire ou de mesure d'audience tiers.

Finalités et bases légales

• Exécution du contrat de travail et obligations légales de l'employeur : organisation du temps de travail, gestion des congés, mise à disposition des bulletins de paie et des documents du dossier du personnel ;
• Preuve des signatures : sécuriser la validité des documents signés électroniquement (intérêt légitime) ;
• Communication employeur-salarié : notifications et réponses aux questions posées à l'assistant RH (intérêt légitime).

Accès et conservation

• Les données sont hébergées sur une infrastructure sécurisée et ne sont accessibles qu'au salarié concerné, à la direction de son établissement et aux personnes habilitées par l'employeur, après authentification ;
• Les bulletins de paie et documents du contrat sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation applicable ;
• Les données ne sont ni vendues, ni cédées, ni partagées avec des tiers à des fins commerciales.

Vos droits

Conformément au RGPD, chaque salarié peut demander l'accès, la rectification ou l'effacement de ses données, d'abord auprès de son employeur (responsable de traitement), ou auprès de l'éditeur via la page de contact. Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.